Medidas avulsas

Medidas avulsas

2019-12-09

O senhor Pardal e o seu sócio, o senhor Pereira, têm uma empresa no sector da inovação documental, a PPA – Pardal, Pereira, Lda que tem largos anos no mercado e nome feito no seu sector. Sempre houve internamente um ambiente relaxado e a procura de ter a equipa presente nas instalações da empresa por largas horas. Para isso sempre houve abertura para pequenos itens como café, papel, fruta e verba para coisas sem descrição. Contudo, no último ano, perto do fecho de contas, foram alertados pelo seu contabilista que tinham alguns custos muito altos. Gastavam largos euros em artigos como papel, café, canetas, energia, água entre outros.
Alarmados com tais gastos decidem impor restrições. Cada pessoa, excepto os próprios, passava a ter uma ração diária de papel, café, canetas, …
Para que todos soubessem tal foi feito numa comunicação espartana, por e-mail e sem qualquer enquadramento. Acreditavam piamente que iam melhorar a rentabilidade da empresa e a tesouraria, apesar de somente estarem a cortar custos de forma avulsa e sem um critério ou enquadramento.
O primeiro impacto directo foi o mal-estar criado na equipa que viu aquelas medidas como um ataque, principalmente porque o exemplo dado era o oposto uma vez que os patrões se excluíam das restrições impostas. Consequentemente a disponibilidade até aí existente ressentiu-se e as pessoas passaram a não estarem disponíveis para atenderem às necessidades dos projectos e dos clientes. Também a tensão entre elementos aumentou havendo os que aproveitavam a situação para ficarem bem vistos junto da gestão. Não tardou a que a medida tivesse precursão junto dos clientes e do mercado. Alguns meses volvidos o contabilista alertava novamente. Agora era a facturação que estava em causa e o aumento de custos com a operação por projecto. Era importante não gastar em retrabalhos e estancar a margem por projecto que se estava a perder!
Não sei se este caso lhe é familiar ou próximo, mas, apesar de uma ficção, acontece. Por vezes as medidas são tomadas de forma avulsa e na sequência de dados não trabalhados e esperam-se posteriores resultados consistentes. Também surge porque o vizinho ou concorrente fez o mesmo, ainda que a outra empresa o faça de forma estruturada, e também porque, apesar de há anos ouvirmos falar de melhoria contínua e mudança sempre sentimos que aquilo “aqui não se aplica”.
Não é possível. Se não houver uma estratégia bem definida onde a excelência operacional seja um propósito não será possível reduzir os pequenos grandes custos e ter um impacto positivo. Para tal, além de propósito definido, de um processo controlado e um fluxo operacional e um bom planeamento para a restruturação tem que se seguir uma regra simples: explicar o porquê e envolver as pessoas. Se a minha equipa souber que gasta 1.000€ de café por mês e que em média cada um toma cinco cafés por dia, com o impacto na saúde de cada um, e for sensibilizada para reduzir para três fá-lo-á de forma natural e o objectivo de cortar custos será atingido. Mais, a equipa vai estar focada no propósito e ela própria trará novas oportunidades de redução de custo e melhoria do processo e, consequentemente, da rentabilidade da empresa.
Também toma medidas avulsas?
Lembre-se que o hoje é o amanhã sobre o qual se preocupou ontem e que “A melhor maneira de nos prepararmos para o futuro é concentrar toda a imaginação e entusiasmo na execução perfeita do trabalho de hoje” – Dale Carnegie, por isso aceite o desafio
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